Die neue E-Rechnungspflicht

Mit dem Beschluss für das Wachstumschancengesetz im Frühjahr 2024 hat der Gesetzgeber die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) beschlossen. Deutschland folgt damit dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten sowie einiger Drittländer, die eine E-Rechnung bereits zum Standard für Abrechnungen im Geschäftsverkehr machen. In Deutschland wird die elektronische Rechnungspflicht nun stufenweise für Abrechnungen zwischen zwei Unternehmen (sogenannter B2B-Bereich) eingeführt:

• ab 1.1.2025 sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform digital archivieren zu können,
• ab 1.1.2027 sind Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz (im Vorjahr) dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden und
• ab 1.1.2028 gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht (Empfang & Versand).

Ausnahmen gelten nur für Rechnungen bis 250 € brutto, für Rechnungsempfänger im Ausland, für Fahrausweise und für umsatzsteuerfreie Umsätze. Der sogenannte B2B-Bereich ist dabei recht weit zu fassen. Auch für umsatzsteuerpflichtige Photovoltaikanlagen, Vermietungen oder kleine Vereine müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangbar sein und spätestens ab 2028 auch ausgestellt werden.

Die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs ist künftig eng an das neue Rechnungsformat gebunden. Wer eine E-Rechnung erhält, hat nur mit dieser Datei die formalen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt. Wenn ab 2027 pflichtwidrig anders abgerechnet wird (z.B. mit einer Papierrechnung), entfällt der Vorsteuerabzug für den Rechnungsempfänger.

Die gängigsten E-Rechnungsformate sind die XRechnung und das hybride Format ZUGFeRD. Die XRechnung ist wird als reiner Datensatz dargestellt und ist als solcher mit dem menschlichen Auge nicht lesbar. Rechnungen im ZUGFeRD-Format enthalten sowohl einen lesbaren Sichtbeleg (wie eine pdf-Rechnung) als auch einen angehängten Datensatz. Als E-Rechnung sollen die Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet werden (strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz). Damit wird eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich. Eine normale PDF-Rechnung wird zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen; es handelt sich jedoch um eine digitale und bildhafte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht und damit keine E-Rechnung darstellt. Ab dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen also in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und dauerhaft GoBD-konform digital archivieren zu können (z.B. mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems).

Trotz aller Verpflichtungen, werden dauerhaft Vorteile mit der E-Rechnung und der damit zusammenhängenden Digitalisierung eintreten. Insbesondere die automatisierte Verarbeitung der Rechnungen kann hohe Kosteneinsparungen mit sich bringen.

Wir möchten jedem Unternehmen nahelegen, sich mit dem Thema zu beschäftigen und in Zweifelsfällen beraten zu lassen.

Frank Hölter
Steuerberater der Kanzlei
VVP in Neuenhaus