Die Digitalisierung macht auch vor der Buchhaltung nicht halt. Die schrittweise Einführung der verpflichtenden E-Rechnung bedeutet für Unternehmen in Deutschland weitreichende Veränderungen. Wer sich zu spät mit dem Thema beschäftigt, riskiert unnötigen Stress, vermeidbare Probleme im Geschäftsalltag und möglicherweise kostspielige Umstellungen unter Zeitdruck. Umso wichtiger ist es, sich noch rechtzeitig mit den neuen Anforderungen auseinanderzusetzen und die notwendigen technischen sowie organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen. 

Bereits heute gilt: Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dabei handelt es sich nicht um eine PDF-Datei per E-Mail, sondern um strukturierte elektronische Rechnungen in einem standardisierten Format, das von Software automatisch gelesen und verarbeitet werden kann. Ziel ist es, Geschäftsprozesse zu beschleunigen, Fehler zu reduzieren und die Digitalisierung im Rechnungswesen voranzutreiben.

Die nächsten entscheidenden Termine stehen bereits fest. Ab dem 1. Januar 2027 sind alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen (B2B) elektronische Rechnungen nach den gesetzlichen Vorgaben auszustellen. Ein weiteres Jahr später, ab dem 1. Januar 2028, gilt diese Verpflichtung grundsätzlich für alle Unternehmer, die inländische B2B-Umsätze ausführen. Spätestens dann wird die E-Rechnung zum Standard.

Auch wenn diese Termine auf den ersten Blick noch in einiger Entfernung erscheinen, ist die verbleibende Zeit überraschend knapp. Bis zum 1. Januar 2027 sind es nur noch 23 Wochen. Jeder weiß aus eigener Erfahrung, wie schnell ein halbes Jahr vergeht. Gerade in Unternehmen konkurrieren Digitalisierungsprojekte häufig mit dem Tagesgeschäft. Was heute noch ausreichend Zeit zu sein scheint, kann morgen bereits zu einem Engpass werden.

Die Einführung der E-Rechnung betrifft dabei weit mehr als die Buchhaltungssoftware. Prozesse müssen überprüft, Arbeitsabläufe angepasst und Mitarbeiter geschult werden. Zudem sollte frühzeitig geklärt werden, ob die vorhandenen ERP- oder Warenwirtschaftssysteme die gesetzlichen Anforderungen erfüllen oder ob Updates beziehungsweise neue Lösungen erforderlich sind. Auch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Kunden und Lieferanten spielt eine wichtige Rolle.

Besonders wichtig ist, dass Unternehmen nicht nur Rechnungen versenden, sondern bereits heute elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen. Wer diese Voraussetzung bislang noch nicht geschaffen hat, sollte keine Zeit verlieren. Denn immer mehr Geschäftspartner stellen bereits auf die neuen Formate um. Wer eingehende E-Rechnungen nicht verarbeiten kann, riskiert Verzögerungen im Rechnungswesen und unnötigen Mehraufwand.

Die Umstellung bietet jedoch auch Chancen. Automatisierte Prozesse sparen Zeit, reduzieren Übertragungsfehler und beschleunigen die Bearbeitung von Rechnungen. Gleichzeitig schaffen Unternehmen die Grundlage für weitere digitale Geschäftsprozesse und erhöhen ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Die gesetzliche Verpflichtung ist damit nicht nur eine bürokratische Vorgabe, sondern ein weiterer Schritt in Richtung digitaler Unternehmensorganisation. Wer sich frühzeitig vorbereitet, kann die Umstellung in Ruhe planen und die Vorteile der Digitalisierung nutzen. Wer hingegen bis kurz vor Ablauf der Fristen wartet, muss mit erheblichem Zeitdruck rechnen.

Die Botschaft ist daher eindeutig: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sich intensiv mit der E-Rechnung auseinanderzusetzen. Denn die gesetzlichen Vorgaben kommen schneller, als viele glauben – und die verbleibenden 23 Wochen bis zum ersten großen Stichtag werden erfahrungsgemäß schneller vergehen, als man denkt. 

Frank Hölter
Steuerberater der Kanzlei
VVP in Neuenhaus