Unser Rat: Prüfen Sie eingehende E-Rechnungen, bevor Sie diese zur Zahlung freigeben.

Die E-Rechnung wird im Geschäftsverkehr zunehmend zum Standard. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab dem 1. Januar 2027 wird die Ausstellung von E-Rechnungen für viele Unternehmen verpflichtend: Betroffen sind dann grundsätzlich Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Ab 2028 gilt die Verpflichtung – vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen – grundsätzlich auch für die übrigen Unternehmen. Der Handlungsbedarf steigt also bereits jetzt deutlich.

Doch Vorsicht: Nicht jede eingehende E-Rechnung ist technisch fehlerfrei oder erfüllt alle umsatzsteuerlichen Anforderungen. Eine fehlerhafte Rechnung kann dazu führen, dass der Vorsteuerabzug nicht anerkannt wird oder zunächst eine Rechnungsberichtigung erforderlich ist. Entscheidend ist dabei, welche Angaben fehlen oder fehlerhaft sind und ob die gesetzlichen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt werden.

Was sollten Sie jetzt tun?

Wir empfehlen, jede eingehende E-Rechnung vor der Zahlungsfreigabe technisch validieren zu lassen. Die Validierung prüft, ob das Rechnungsformat den technischen Vorgaben entspricht und ob beispielsweise Pflichtangaben fehlen oder Rechnungsdaten unplausibel sind. Sie ersetzt zwar nicht die vollständige umsatzsteuerliche Prüfung, hilft aber dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen und kostspielige Nacharbeiten zu vermeiden.

Passen Sie deshalb Ihren Rechnungseingangsprozess an:

• Validierung vor der Zahlung: Machen Sie die technische Prüfung zum festen Bestandteil Ihres Freigabeprozesses. Rechnungen mit auffälligen Prüfergebnissen sollten zunächst geklärt werden, bevor sie zur Zahlung freigegeben werden.

• Klare Abläufe festlegen: Bestimmen Sie, wer die Validierung durchführt, wie mit Fehlermeldungen umzugehen ist und wer bei Bedarf eine korrigierte Rechnung beim Lieferanten anfordert.

• Rechtzeitig vorbereiten: Je mehr Geschäftspartner auf E-Rechnungen umstellen, desto wichtiger werden standardisierte und effiziente Abläufe. Wer sich frühzeitig vorbereitet, reduziert den manuellen Aufwand und vermeidet unnötige Verzögerungen.

Wichtig: Eine technisch erfolgreiche Validierung allein garantiert noch keinen Vorsteuerabzug. Zusätzlich müssen insbesondere die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben und die weiteren Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sein. Umgekehrt führt nicht jeder technische Validierungsfehler automatisch zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Eine sorgfältige Prüfung und gegebenenfalls die Berichtigung der Rechnung sind daher entscheidend.

Wir unterstützen Sie gerne!

VVP kann Ihnen ein einfaches Tool zur Validierung Ihrer eingehenden E-Rechnungen bereitstellen. Damit schaffen Sie eine praktische Grundlage, um technische Fehler frühzeitig zu erkennen und Ihren Rechnungseingangsprozess sinnvoll zu ergänzen.

Sprechen Sie uns gerne an! Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Validierung in Ihre bestehenden Abläufe integrieren und Ihr Unternehmen auf die zunehmende Verbreitung der E-Rechnung vorbereiten können.

Unser Steuertipp: Warten Sie nicht, bis eine fehlerhafte E-Rechnung zu Rückfragen, Verzögerungen oder Problemen beim Vorsteuerabzug führt. Etablieren Sie die Validierung schon heute als festen Bestandteil Ihres Rechnungseingangsprozesses.